Управления временем

Работа определяется как совокупность взаимосвязанных дей­ствий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный интервал времени. Работа наследует основные черты проекта — сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т. д. — и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Объем работы относится к важнейшим ее характеристикам и может выражаться в разных величинах: трудоемкости, продол­жительности, стоимости и т. д.

Выделяются продолжительность, сроки начала работы и сроки окончания работы. Точные значения сроков начала и окончания работ определяются при расчете расписания. Кроме того, работа обычно имеет планируемые продолжительность, стоимость и потребность в ресурсах.

Планируемая потребность в ресурсах определяется на основа­нии того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть ис­пользованы для выполнения работ проекта. Источником инфор­мации для этого могут служить нормативные показатели, содержание работ, цели проекта.

Планируемая стоимость работ в общем случае определяется на основании планируемой потребности в ресурсах, необходимых для ее выполнения, и стоимости единицы ресурса. Возможны ситуации, когда нецелесообразно или трудно оценивать потреб­ность в конкретных ресурсах на работу. В этом случае планируемая стоимость определя­ется либо по нормативам на данные виды работ, либо на основа­нии заключенных договоров, либо в результате экспертных оце­нок и предыдущего опыта.

Продолжительность работы, планируемые потребность в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: измене­ние одного из них приведет к изменению остальных показателей. Определение работ включает в себя идентификацию и доку­ментальное оформление действий, которые должны быть осуще­ствлены для достижения целей проекта.

Целенаправленность является важнейшей и неотъемлемой ха­рактеристикой проекта. Определению целей проекта предшествует разработка его миссии. Уже на основе сформулиро­ванной миссии определяются цели и устанавливаются конкрет­ные задачи проекта.

Под содержанием проекта подразумевается деятельность, необ­ходимая для получения результата проекта со специ­фическими характеристиками и функциями. В свою очередь, со­держание продукта (результата проекта) определяют характерис­тики и функции, которые должны быть включены в продукт. Со­блюдение содержания продукта соотносится с требованиями к нему как конечному результату, тогда как соблюдение содержания проекта соотносится с планом проекта. Оба эти процесса необходимо тесно интегрировать для подтверждения того, что деятельность по проекту обеспечит создание требуемого продукта. Соответственно содержание проекта должно быть представлено только теми рабо­тами, которые необходимы для успешной реализации проекта. Основными процессами управления содержанием проекта являются: инициирование проекта; планирование содержания; контроль над изменением содержания.

Инициирование является процессом выявления необходимо­сти реализации нового проекта или того факта, что проект должен перейти в новую фазу. Результатами инициирования служат: комплект документов, формально подтверждающих существование проекта; ограничения по срокам реализации проекта, его финанси­рованию и т. д. При осуществлении проекта по контракту ограничениями обычно являются условия контракта; предположения как элементы, возникающие в результате прогнозирования тех или иных факторов в проекте. В общем случае, предположения несут в себе определенную степень риска.

Планирование содержания проекта включает в себя декомпо­зицию целей проекта на более мелкие и управляемые компонен­ты для того, чтобы: определить оценки по стоимости, времени и ресурсам про­екта; создать базис для измерения и контроля хода вы­полнения проекта; распределить права и обязанности по проекту, определить степень ответственности.

Результатом планирования содержания служит структура раз­биения работ проекта, на основе которой, как расширение, соcтавляется список работ проекта. Он должен содержать описание каждой работы для того, чтобы их исполнители понимали, что от них требуется и каким образом им выполнять свои функции.

В результате анализа разработанной структуры разбиения работ проекта может возникнуть необходимость в корректировке или дополнении целей проекта, что в свою очередь отразится на изменении содержания проекта.

Взаимосвязь объектов, продолжительности и стоимости работ. Объем является одной из важнейших характеристик проекта и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительности, стоимости и т. д.

Продолжительность проекта и составляющих его работ огра­ничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, ус­тановленной либо контрактом с заказчиком, либо другими вне­шними условиями.

В общем случае объем работы является величиной фиксиро­ванной и продолжительность ее выполнения на практике опре­деляется общей производительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время работы которого непос­редственно влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве вначале определяют продолжительность механи­зированных работ, ритм которых определяет все построение гра­фика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжитель­ность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее зна­чимым и невосполнимым элементом проекта является время его выполнения, то именно за счет эффективного планирования ре­сурсов завершения. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее: можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ре­сурсов и финансирования? стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах? правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ре­сурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта в и затрат проекта можно добиться оптимального срока егос организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кре­дитам, арендную плату и т. д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению. Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразиться в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обя­зательствами по субдоговорам. Они могут быть назначены на па­кеты работ и отдельные работы. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны. Но как только появляются огра­ничения, возникает необходимость сокращения длительности.

Методы управления содержанием работ

Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обес­печены. С другой стороны, для эффективного управления содер­жанием необходимо определить: работы для выполнения; последовательность работ; продолжительность работ; потребность в ресурсах и стоимость работ. В любом случае описание/определение работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содер­жанием работ.

Определение работ включает в себя идентификацию и доку­ментальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо оп­ределять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть-достигнуты.

Инструментарий для определения работ включает: декомпозицию, которая представляет собой разделение эле­ментов проекта на более мелкие и управляемые компо­ненты. Основная разница между применением декомпозиции и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей; список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта часто используется как шаблон для нового проекта. Список работ для элемента СРР из текущего проекта мо­жет быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.

Результатом определения работ являются: список работ, который должен включать в себя все рабо­ты, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в.
том, что он является полным и не включает работы, кото­рые не требуются для реализации содержания проекта; дополнительные детали для списка работ (например, огра­ничения), которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования; модернизация структур разбиения видов деятельности. Планирование ресурсов непосредствен­но связано с составлением сметы.

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на ос­новании: определения содержания проекта; разработки СРР; опыта ранее реализованных проектов; нормативной или проектной документации; описания существующих в организации запасов ресурсов. Описание включает в себя определение потенциально име­ющихся ресурсов в организации, которые будут учитываться при планировании ресурсов; политики в отношении набора персонала, закупки матери­алов, аренды оборудования и т. д.

Методы управления планированием ресурсов сводятся к ме­тодам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормаль­ный и максимальный. Нормальный предел потребления характе­ризует то количество ресурса, которое может быть предоставле­но для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени. При анализе профилей использования ограниченных ресур­сов определяется соответствие между пределами их потребления и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в ка­ком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потреб­ления.

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, раз­решения ресурсных конфликтов, используются методы вырав­нивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в использовании ресурсов и устанавли­вает уровень использования ресурсов ниже максимального пре­дела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты.

Структура и объем работ

Под структурой работы подразумеваются следующие парамет­ры работы: идентификатор — уникальный код, однозначно определя­ющий работу в проекте; описание — краткая характеристика, используемая в сетевой диаграмме проекта. Обычно описывает суть работы; исходную длительность. Оценка времени, требуемого для выполнения работы с учетом ее характера и необходимых ресурсов. На оценку продолжительности работ оказывают влияние ограничения по времени, предположения потреб­ности в трудовых ресурсах, их квалификация и опыт вы­полнения предыдущих проектов.

Основными методами для оценки продолжительности ра­бот являются: экспертная оценка; оценка по аналогам, называемая также оценкой сверху вниз, подразумевает использование истинной продолжительности имевшей место ранее работы в качестве базы оценки продолжительности похожей работы в будущем. Это метод часто используется при оценке продолжительности проекта при ограниченном объеме детальной информации, например на ранних стадиях. Данная оценка наиболее надежна, когда проекты являются однотипными, и лица осуществляющие оценку, имеют необходимый опыт; имитация моделирование.

Имитация представляет собой расчет продолжительности при различных наборах предпо­ложений. Наиболее распространен анализ Монте-Карло, в котором распределение возможных результатов определяется для каждой работы и используется в качестве расчета рас­пределения возможных результатов для проекта в целом; процент пополнения — доля завершенной части работы в процентах; оставшаяся длительность для выполняемых работ. Рассчи­тывается либо исходя из процента выполнения, либо путем оценки; календарь — список рабочих и нерабочих периодов, приня­тый для выполнения работы в проекте; ранние начало и окончание, поздние начало и окончание; резервы времени — свободный и полный. Свободный резерв оп­ределяет время, на которое можно задержать выполнение ра­бот, не изменяя раннего начала всех последующих работ. Пол­ный резерв определяет время, на которое может быть задер­жано выполнение работы без изменения продолжительности или сроков окончания всего проекта. Основными методами для определения последовательности работ являются: ограничения — характеризуют внешние или внутренние Условия по отношению к работам проекта, влияющие на срок их выполнения. Код СРР — код, определяющий, к какому пакету работ в рамках СРР принадлежит данная работа; ресурсы — оборудование, материалы, людские ресурсы, необходимые для выполнения работ; затраты/бюджет — выраженные в денежных измерителях затраты на выполнение работ.

Принципы управления — общие закономерности, в рамках ко­торых реализуются связи между различными струк­турами управленческой системы.

Эффективное управление временем связано с достижением результатов деятельности. Схема деятельности с ориентацией на результат является важным инструментом осуще­ствления управления по результатам. Схема деятельности с ори­ентацией на результат отличается от традиционной — с ориен­тацией на задание. Она охватывает годичный отрезок времени и составляется на каждый отчетный период путем установки но­вых целей.

Схема связана со всеми стадиями управления по результатам. Это часть процесса определения результатов — она используется постоянно в процессе контроля за результатами, при котором дается оценка результатам деятельности в истекшем отчетном периоде и ставятся новые конечные цели деятельности. Важней­шим звеном схемы с точки зрения управления индивидуальной работой и использованием времени является определение клю­чевых результатов деятельности в предстоящем отчетном перио­де' Ключевые результаты определяются индивидуально, в поряд­ке их значимости и с оценкой их взаимного влияния. На основе ключевых результатов составляются личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий год.

Потери времени в ходе реализации проекта выражаются в: дополнительных затратах времени на перепланирование гра­фика выполнения работ. Это может быть связано с тем, что: допущены ошибки ключевых участников проекта на ста­дии определения содержания работ, выражающиеся в неучете некоторых целей проекта, неточностях в опре­делении участников проекта, основных вех выполнения проекта и разработке структуры разбиения работ; процесс планирования основывается на неполных данных; на оценку показателей проекта отводится мало времени; при выполнении оценок не учитываются исторические данные и предыдущий опыт; планирование графика работ проводится исключительно группой планирования, тогда как в этом процессе обяза­тельно должны участвовать те, кто будет выполнять график; неправильно спланированы потребности в ресурсах. То же касается планирования потребности в фи­нансовых ресурсах, поставках материалов и т. д.; никто не знает последних целей и задач; при планировании графика работ не учтены риски; план проекта не содержит необходимой детальной ин­формации. Когда такое случается, трудно предусмотреть возможные проблемы; фактическое состояние проекта не находит отражения в текущем графике выполнения работ. Это может быть свя­зано с нечеткой организацией обмена информацией между исполнителями работ и проектным офисом, с тем, что при возникновении проблем люди могут впасть в панику и вообще забыть о существовании плана. В ре­зультате не отслеживаются расхождения между текущим и базовым графиками работ, не принимаются необходимые для проекта решения — «план и проект суще­ствуют отдельно друг от друга»; устранении брака. Потери времени на устранение брака воз­никают в результате выполнения работ не в соответствии с требованием качества, например, при использовании не­квалифицированных человеческих ресурсов или их чрезмер­ной загрузке, некачественных материалов; простоях/задержках в выполнении работ, которые связаны. прежде всего, с отсутствием условий для их выполнения. Это может выражаться либо в нерабочих погодных услови­ях, либо в перебоях с поставками материалов и оборудова­ния по вине поставщиков и т. д.

Формы контроля производительности труда

Производительность представляет собой отношение между ко­личеством продукции, произведенной данной организационной системой, и количеством затрат, использованных в той же орга­низационной системе для выпуска этой продукции.

Производительность труда — плодотворность, продуктивность производственной деятельности людей, т. е. способность конк­ретного труда создавать в единицу рабочего времени определен­ное количество продукции.

Управление производительностью включает в себя следующие процессы: измерение и оценку производительности; планирование контроля повышения производительности на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки; осуществление мер контроля и повышения производитель­ности; измерение и оценку воздействия этих мер.

Формы контроля производительности тесно связаны с метода­ми ее измерения. Измерение производительности — отбор физичес­ких, временных и иных показателей для оценки затрат и конечной продукции и вычисление количественного отношения между ними.

Компоненты исчисления и повышения производительности а также планирования производительности представляют собой элементы обратной связи. В процессе управления производитель­ностью обратная связь используется по крайней мере два раза. Во-первых, в результате оценки системы измерения может быть модифицирована сама система — возможно, измерения произ­водятся некорректно или же неудовлетворителен состав показа­телей. Во-вторых, оценка системы измерения может стимулиро­вать планирование производительности. Другими словами, резуль­таты оценки способны побудить руководство предусмотреть и осу­ществить мероприятия по повышению производительности.

Существуют две основные группы измерителей производи­тельности: статистические коэффициенты производительности. Это измеритель продукции, деленный на измеритель затрат за определенный период времени; динамические индексы производительности. Это статистический коэффициент производительности за определенный период, деленный на аналогичный коэффициент за некий предше­ствующий период. Получается безразмерный коэффициент, характеризующий динамику уровня производительности. Внутри каждой группы имеются три типа измерителей произ­водительности. Каждый из измерителей характеризует отноше­ние продукции к затратам, но отличаются они тем, сколько эле­ментов затрат учитывается: частный фактор — один элемент затрат; многофакторный измеритель — учитывается несколько эле­ментов затрат; совокупный фактор — учитываются все элементы затрат. Производительность труда измеряется тремя методами: стоимостным; натуральным; нормативным.

Наиболее распространенным является стоимостной метод, при котором количество продукции учитывается по сметной стоимо­сти или договорной цене. Уровень производительности труда при этом характеризуется сметной стоимостью работ, приходящихся на одного рабочего.

Смотрите также
Управления качеством. Современная концепция управления качеством

Управления качеством. Современная концепция управления качеством

Одной из ключевых функций управления проектом наряду с такими, как управление стоимостью и временем, является уп­равление качество...

Подробнее
Реализация маркетинга проекта

Реализация маркетинга проекта

Под реализацией маркетинга понимается выполнение ранее запланированных действий, контроль результатов этих действий, планирование ...

Подробнее
Исходные данные и основные показатели эффективности проекта

Исходные данные и основные показатели эффективности проекта

На стадии инвестиционного предложения сведения о проекте должны включать: продолжительность строительства; объем капиталовложений;...

Подробнее