Особенности внедрения информационных систем управления проектами

Освоение систем управления проектами может быть связано с необходимостью внедрения и использования новых управленчес­ких технологий. Разработка и настройка программ­ного обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет эффек­тивно применено. Процедура внедрения системы призвана по­мочь в преодолении данной проблемы.

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта автоматизации могут выступать функции разра­ботки календари сетевого графика работ, отслеживания факти­ческого выполнения работ и т. д.

Внедрение информационной системы управления проектами включает: подготовку функций управления проектами к вводу инфор­мационной системы в действие Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Слож­ность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченнос­ти в управление проектами внешних организаций.

Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использова­нии традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточ­но невелика; внедрение сложных информационных систем управления про­ектами требует большого количество ресурсов, необходимо знать место информационной системы в органи­зации. Должна ли она использоваться на всех уровнях уп­равления? Должна ли она использоваться только для высо­коприоритетных проектов? информационная система может рассматриваться как за­мена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций; внедрение информационной системы имеет меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами, либо у руководства отсутствует же­лание их изучать.

Внедрение систе­мы для управления проектами в полном объеме может пре­дусматривать использование целого ряда новых технологий. Реализация различных фун­кций может влиять на работу разных подразделений и спе­циалистов. Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилиза­цию работы системы в целом; планирование перевода сразу всей организации на исполь­зование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организа­ции в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последователь­но, отдел за отделом.

Общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают следующее: необходимо четко представлять цели и преимущества, ожи­даемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации; последовательное внедрение разработанных решений от «про­стого к сложному», от локальных к глобальным