Управление коммуникациями

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
• Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
• Оценка и отображение прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
• Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций.

Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно требуется следующая информация:

• Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.
• Информационные потребности участников проекта.
• Физическая структура распределения участников проекта.
• Внешние информационные потребности проекта.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

• Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
• Доступностью технологий.
• Квалификацией и подготовленностью кадров.

План управления коммуникациями включает в себя:

• План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
• План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.
• Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
• Расписание и частота взаимодействий.
• Метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана проекта.