Основные принципы проектирования и состав офиса проекта

Управление крупным проектом требует доста­точно представительной команды, состоящей из руководителя проекта, менеджеров и специалистов по направле­ниям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что: команда как организационная структура существует на время реализации проекта; состав команды проекта не является стабильной структу­рой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные перио­ды. Офис проекта - специфическая инфраструктура обеспечивающая эффективную реализацию проекта в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов.

Основное назначение офиса проекта в данной трактовке - обеспечение эффективной коммуникации членов команды про­екта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфическо­го программного обеспечения, средств телекоммуникации раз­нообразной оргтехники, современных информационных тех­нологий и пр. Офис проекта - это оптимальным образом орга­низованная среда, где чле­ны команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнера­ми, хранить проектную документацию.

В российской практике управления проектами идеология офиса проекта практически не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде пони­мается как определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе головной офис - где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, коммуникации, компьютерная техника; виртуальный офис - не привязанный к определенному, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

В многопроектной системе офис проекта, пред­ставляет собой многоуровневую систему: на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих пла­нирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются тра­диционные инструменты и информационные технологии мони­торинга проектов; на втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рациональ­ного наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инстру­менты тендеров, стратеги­ческого менеджмента, управления общими ресурсами и управ­ления качеством в проектах; на третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

Такой подход определяет 30—40% экономии затрат на проекты и времени их реализации. Основные требования к организации офиса проекта: наличие реального управленческого офиса — помещения; единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопро­вождения проектов; информационная технология управления проектами; база данных и шаблонов типовых решений по проектам; компьютерная сеть, сообщающаяся с Интернет; виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечи­вающий функционирование команды проекта в режиме ре­ального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

Основа виртуального офиса — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными ба­зами данных и знаний, вести единый учет, контроль, монито­ринг работ по проекту, проводить видеоконференции, телеком­муникационные совещания в реальном режиме времени.

Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами. Такой проектный офис содержит две группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой техно­логии. Первая группа программных средств размещается на сер­вере и включает средства ведения баз данных, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе 1nternet поддерживает функ­ции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом исполь­зование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный те­лефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

Основные принципы проектирования и состав офиса проекта. Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организаци­онных решений: помещение; оргтехника и вспомогательное оборудование; программно-компьютерные комплексы, средства связи и теле­коммуникаций.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-про­цессов его реализации. Под бизнес - процессами понимается сово­купность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом и это предъяв­ляет свои требования к организации офиса: информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издерж­кам его выполнение; должно быть исключено дублирование бизнес-операций; менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процес­са, должны быть связаны средствами коммуникаций и локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.

Программное обеспечение, выбор и внедрение которого должны реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной Intranet - среды, рег­ламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей ра­боту с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализовывать программно-аппаратные ком­плексы, организующие и систематизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проекта создается как система, ориенти­рованная в первую очередь на работу с информацией в виде до­кументов, что предполагает замену ручных методов обработки документов автоматизированными процедурами.

Программно - телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое долж­но предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютерно-опосредованную организационную структуру, состоящую из неоднородных компонентов, расположенных в различных местах. Тогда прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного применения.

Объединение ресурсов при созда­нии виртуальных офисов проектов характеризуется территори­альной независимостью, при котором принятие решений и ре­шение задач по принципу разделения труда происходят независимо от региональных границ. Сотрудничество членов команды про­екта носит временный характер или организуется на опреде­ленный срок.

Пространство виртуализации включает четыре категории явлений — виртуальный рынок, виртуальную реальность, а также внутри - и межорганизационные сетевые объединения. Последние характеризуются понятием — виртуальные инфраструктуры.

Под виртуальным рынком понимаются предлагаемые системой Internet коммуникационные и информационные услуги коммерческого назначения.

Виртуальная реальность — это имитация реальных процессов разработок и производства в компьютерном пространстве, кото­рое одновременно является и средой, и инструментом. В качестве инструмента она позволяет интуитивно выстроить сложные структуры, в качестве среды — дает возможность мысленно предста­вить проект, продукт, здания, рабочие места, машины и обору­дование до того, как они обретут реальное существование. Ос­новные области использования результатов этих исследований - создание виртуальных прототипов проектов, а также виртуаль­ное планирование труда и производства.

Внутриорганизационные сети включают объемы ра­бот на дому и работ с использованием средств телекоммуникаций, а также работ с применением банков знаний или сетей знаний. Их общий признак — объединение в целостную сеть отдельных со­трудников (членов команды проекта) с помощью современных информационных и коммуникационных технологий. Пионеры в этой части виртуальной организации труда — компании IBM, Siemens, а также крупные консультационные предприятия и банки.

Указанные принципы связаны с широким развитием и ис­пользованием новых информационных и коммуникационных тех­нологий для управления человеческими ресурсами и планирования деятельности команды проекта, моделирования к оптимизации процессов взаимодействия между различными менеджерами команды.

Программно - коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется САLS. Сегодня САLS по своей сути - глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых и ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла.

Средствами реализации данной стратегии являются САLS - технологии, в основе которых лежит набор интегрированных и формационных моделей — самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес - процессов, продукта, производственной и эксплуатационной среды. Возможность совместного использования информации обеспечивается примене­нием компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Стандарты САLS покрывают весь спектр потребностей пользо­вателей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое дру­гое для всех приложений.

В основе виртуального офиса проекта должна лежать идеоло­гия интегрированной Интранет-среды (Intranet), которая пред­ставляет собой технологию управления коммуникациями проек­та, и в этом ее отличие от Интернет — технологии глобальных коммуникаций.

В реализации коммуникаций проекта выделяют три уровня: аппаратный; программный; информационный.

Можно разделить вопросы офиса как базового места и виртуального офи­са как рассредоточенною компьютерно-информационного про­странства (рассматривается в настоящем разделе. С практической точки зрения, виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих
агентов, находящихся в различных местах. Эти агенты работают совместно,
находясь между собой в отношениях партнерства, кооперации,
сотрудничества, координации.