Цели и содержание контроля проекта

Понятия. Основной целью контроля проекта является обеспечение вы­полнения плановых показателей и повышение общей эффектив­ности функций планирования и контроля проекта.

Содержание контроля проекта состоит в определении резуль­татов деятельности на основе оценки и документирования фак­тических показателей выполнения работ и сравнения их с плано­выми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направ­ленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с уче­том изменений в окружающей среде.

Система имеет вход, выход и процесс исполнения проекта, кото­рый может соответствовать также любой части проекта, пакету работ, работе. Здесь подсистемы управления рассматриваются как компоненты некоторого контура регулирования, а процесс уп­равления соответствует регулированию в кибернетическом смысле. Выходные показатели контролируются, сравниваются с некото­рыми предварительно установленными настройками данного конкретного контура. Если они отличаются, то по цепи обратной связи формируется кор­ректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы для устранения возникших отклонений или корректи­ровки входных параметров.

С точки зрения организационной структуры проекта совокуп­ность процессов управления представляется как иерархическая система нескольких контуров регулирования. Организационные подразделения при этом являются или регуляторами, или объек­тами регулирования либо и тем и другим одновременно. Без уче­та внешних воздействий руководитель проекта в этом случае вы­полняет функции регулятора, подразделения - исполнители соот­ветствуют объектам регулирования, а находящиеся между ними промежуточные организационные подразделения, выполняющие и управленческие и исполнительские функции, являют­ся одновременно и регуляторами, и объектами регулирования. Организационные подразделения связаны между собой инфор­мационными потоками, с которыми передается плановая и фак­тическая управленческая информация.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реа­лизации проекта с участием всех заинтересованных сторон и оп­ределяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и приня­тие решений. Для создания эффективной системы контроля необ­ходимы: тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта; точная оценка времени, ресурсов и затрат; учет фактического выполнения и затрат во временном раз­резе; периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы; многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.

Система управления проектом должна обеспечивать корректирующие воздействия там и тогда, где и когда они необходимы. Принципы построения эффективной системы контроля приме­няются для эффективного управления в рамках оперативного цикла проекта, который требует проектирования, разработки и внедрения хорошо организованной системы контроля, необхо­димой для достижения непосредственной обратной связи. По­средством этой связи фактическое использование ресурсов мо­жет сравниваться с плановыми работами, установленными на стадии планирования. Существует несколько основных принци­пов построения эффективной системы контроля.

Наличие конкретных планов

Планы должны быть содержатель­ны, четко структурированы и фиксированы с тем, чтобы обес­печивать основу для контроля. Если планы обновляются слиш­ком часто и без применения процедур контроля за изменения­ми, контроль над проектом может быть потерян.

Наличие информативной системы отчетности

Отчеты долж­ны отображать состояние проекта относительно исходных пла­нов на основании единых подходов и критериев. Для обеспече­ния этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.

Наличие эффективной системы анализа фактических показа­телей и тенденций. В результате анализа собранных данных руко­водство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показа­телями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тен­денций в стоимостных и временных оценках работ проекта необ­ходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоя­щих работ и качество результатов.

Наличие эффективной системы реагирования

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые ру­ководством и направленные на преодоление отклонений в ходе ра­бот проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пере­смотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от пла­нируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий. В рамках функции контроля и оперативного управления реа­лизацией проекта решаются задачи измерения, прогнозирова­ния и оценки складывающейся оперативной ситуации по дости­жению результатов, затратам времени, ресурсов и финансов, анализу и устранению причин отклонения от утвержденного пла­на, коррекция плана. Обычно при управлении проектом контро­лируются три основные количественные характеристики — вре­мя, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство отвечает за управление содержанием работ (изменениями), качеством и организационной структурой.

Основные методы анализа состояния работ, используемые ме­неджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату.

Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные: общий контроль изменений — координация изменений по проекту в целом; ведение отчетности по проекту — сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты 0 выполненных работах, о выполнении плановых показате­лей, прогноз с учетом имеющихся результатов; контроль изменений содержания контроль за изменени­ями содержания проекта; контроль расписания — контроль за изменениями в распи­сании проекта; контроль затрат — контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта; контроль качества — отслеживание конкретных результа­тов проекта для определения их соответствия установлен­ным стандартам и принятие необходимых мер по устране­нию причин, приводящих к нарушению качества; контроль риска— реагирование на изменение уровня рис­ка в ходе реализации проекта.

Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов.

Смотрите также
Принципы построения организационных  структур управления проектами

Принципы построения организационных структур управления проектами

Эффективность управления проектом. Во многом зависит от используемой организационной структуры. Под орга­низационной структурой ...

Подробнее
Состав и порядок разработки проектной  документации

Состав и порядок разработки проектной документации

Строительство объектов осуществляется на основе утвержден­ных обоснований инвестиций в строительство предприятий, зданий и сооруже...

Подробнее
Современные методы и средства  организационного  моделирования проектов

Современные методы и средства организационного моделирования проектов

Современный инструментарий. Традиционный инструмент проектирования и изображения организационных структур — иерархический граф....

Подробнее